La RGPD ou comment mettre en conformité vos données clients

Le 25 mai 2018 entrera en vigueur la règlementation européenne RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données) visant à contrôler la récupération des données client de toute entreprise exerçant dans le états membres. Celle-ci renforce donc la loi informatique et Libertés pour toutes les entreprises exerçant sur le territoire français.

Bien qu’elle protège le consommateur, ce dont on ne peut que se réjouir, elle impose aux sociétés commerciales une mise en place de dispositions internes complexes et parfois coûteuses. En cas de non respect de dispositions prévues par la RGPD (ou GRDP en anglais), les contrevenants se verront infliger une amende équivalente à 4% de leur chiffre d’affaire. Autant mettre en place dès à présent les processus nécessaires.

Tout d’abord, l’état des lieux

Comme tout projet, et celui-ci n’est pas des moindre, il convient de déterminer l’ensemble des actions à effectuer, de les prioriser et de les budgétiser. Cette mise en conformité de la récolte et de la gestion des Données à Caractères personnelles (DCP) doit intégrer l’ensemble de l’entreprise pour être une réussite.

Plus qu’une loi, il s’agit-là d’une philosophie et les entreprises ont tout à gagner à prendre le train en marche plutôt qu’à freiner cette évolution pourtant obligatoire. Les consommateurs sont en effet très soucieux des données récoltées à leur insu. On entend tous les jours ça et là pester contre Google et son appétit vorace d’informations utilisées commercialement. Il n’en reste pas moins qu’il reste le premier moteur de recherche au monde. Ne l’avez-vous pas en page d’accueil dès que votre navigateur se lance ?  Lequel est à 45% d’entre nous Chrome ?

Mais qu’est-ce que la RGDP précisément ?

D’une manière générale, cette loi vise à responsabiliser les entreprises dans la collecte des données et à offrir une parfaite transparence à leurs clients ou prospects.
La teneur des informations collectées, et centralisées au sein des CRM (voir notre article sur les fonctionnalités essentielles et les avantages d’un CRM) ne pourra plus être opaque et tout un chacun pourra non seulement connaître, mais également exporter ses données chez un autre prestataire, c’est le volet de la portabilité. Le consentement devra être clairement établi et vérifiable par toute autorité ou particulier ou entreprise qui en fera la demande.
A ce titre, les entreprises devront réaliser un audit de leur collecte d’informations, effectuer certains choix techniques, planifier la mise en conformité et documenter cette même collecte au jour le jour.

Les grands principes de la RGPD à retenir

En cas de fuite de ces informations personnelles, l’entreprise concernée doit en informer ses utilisateurs dans les 72h.
On se souvient du scandale retentissant qu’à subit Facebook avec la fuite de données chez la firme Cambridge Analytica de près de 70 millions d’internautes américains et 2,7 millions d’abonnés européens, et des excuses prononcées par Mark Zuckerberg devant le Congrès américain.

Un DPO (Data Protection Officer) devra être nommé, lequel devra documenter les processus de récolte et être en mesure d’en fournir tous les détails : où, quand, comment et pour quel usage. Puis, le DPO devra centraliser les pratiques et veiller à la mise en conformité de celles-ci dans le temps.

Les données collectées devront l’être a minima. C’est-à-dire que seules les données utiles au service pourront être stockées. Ceci limitant ainsi le profilage des consommateurs sans leur consentement.

Tout abonné à un service pourra avoir accès à ses données personnelles, sur simple demande. Cette mesure implique donc une parfaite maîtrise de l’organisation des données mais aussi la mise en place de systèmes informatiques permettant une récupération rapide, afin que l’activité de l’entreprise n’en soit pas affectée.

Chacun des prospects ou client pourra faire la demande expresse de l’effacement des données le concernant, c’est ce qu’on appelle le droit à l’oubli.

Souvent perçue comme une contrainte, cette directive européenne RGPD se présente comme une bonne opportunité pour les entreprises de montrer leur réelle bienveillance envers leurs consommateurs.

En effet, la sensibilisation du public étant telle que les sociétés vertueuses pourront communiquer sur leurs bonnes pratiques, respectueuses de l’individu et de ses droits.

Bien que cette loi ne cible que les entreprises qui n’auraient pas entamé le chantier de la RGPD à partir du 25 mai 2018, nous entendrons certainement très bientôt surgir de nouveaux scandales de grands groupes qui n’auraient pas commencé leur mise en conformité.

Vous êtes dirigeant d’entreprise ou responsable de base de données clients et ne savez pas comment vous mettre en conformité avec la RGPD avant le 25 mai prochain ? Contactez-moi pour en savoir plus : un simple conseil ne coût rien !

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